¿Tienes la sensación de que pasan las horas y sigues sin culminar las tareas diarias? ¿Te sucede a menudo que no tienes tiempo para hacer lo que quieres?
“No me da la vida”, “A mí que me expliquen cómo lo hacen”, “Necesito días de 40 horas”…
¿Cuántas veces al día oyes o vociferas entre momentos de tirantez alguna de estas expresiones? Las horas se quedan cortas y acabamos el día con la sensación de empezar el contador en negativo para la siguiente jornada.
La gestión del tiempo se ha convertido en uno de los temas más demandados por todos los públicos; adolescentes para sus estudios, familias para ser capaces de conciliar y no morir en el intento, directivos para con sus equipos poder hacer frente al día a día sin perder competitividad… Sin embargo, la gestión del tiempo es algo quimérico puesto que no podemos comprar, vender, o cambiar minutos ni horas. Lo que realmente podemos gestionar son nuestras prioridades, en qué empleamos el tiempo y cómo nos sentimos tras lograrlo.
Según Stephen Covey, la buena gestión del tiempo pasa por saber planificar, priorizar, delegar y por supuesto, descartar. Quizás este último es el que más nos cuesta, nos encanta listar una larga secuencia de tareas y ver cómo se acumulan una tras otra.
En un sinfín de quehaceres diarios, el ser capaces de identificar las prioridades en las gestiones a realizar es lo que nos permitirá salir airosos de nuestro día a día. Es aquí donde tenemos la oportunidad de recurrir a la famosa Matriz de Administración del tiempo de Stephen Covey para ubicar nuestra lista interminable de tareas e intentar hacerla accionable.
| URGENTE | NO URGENTE | |
| IMPORTANTE | HACER Hacerlo ahora | DECIDIR Destinar hora para hacer las tareas |
| NO IMPORTANTE | DELEGAR ¿Quién puede hacerlo por ti? | ELIMINAR Borrar estas tareas por completo |
Seguro que la gran mayoría habéis encajado gran parte de vuestras acciones en los cuadrantes 1 y 3… eso es debido a que las personas tendemos a pensar que todo es urgente e importante, ahí radica la base del estrés.
Según Covey, en el cuadrante 2 es donde radica la felicidad y el bienestar y muy probablemente es donde menos tareas ubicaste, no te angusties, una vez lo tenemos identificado y somos conscientes de ello podremos trabajarlo.
Tras haber clasificado nuestras acciones a realizar podemos empezar a identificar a nuestros “ladrones de tiempo”, esos elementos que se cuelan como “piedras en el zapato” cuando pretendemos ir a toda velocidad; en ocasiones podrán depender de nosotros y en otras ser totalmente ajenos a nuestros actos.
Algunos ejemplos podrían ser la falta de organización, planificación y delegación, en este caso es algo que depende totalmente de nosotros y que bien articulado puede ayudarnos a aprovechar al máximo nuestro tiempo.
¿Cuántas veces no has sido capaz de decir “No” a un compañero, jefe, cliente…otro suceso que se da prácticamente a diario y que nos “roba” gran parte de nuestro tiempo, “Saber decir No”
Seguro que hay un sinfín de tareas que no te gusta hacer y pasas a posponer directamente, esto además de retrasar el trabajo hace que te sientas mal y frustrada por la procrastinación continua, haz el esfuerzo y quítalas de en medio cuanto antes. La “Procrastinación” hace que la lista nunca disminuya y que alimentes la creencia de “no llego a nada”.
¿Cuántas interrupciones innecesarias tienes a lo largo del día? Además del tiempo perdido en la interrupción hay que contar con el necesario para volver a la concentración inicial, aquí podríamos incluir al “ladrón más habitual”, “interrupciones presenciales, reuniones improvisadas, redes sociales, móvil, correo…”
Si quieres ser más feliz, mejorar tu productividad y sentir que alcanzas tus objetivos puedes empezar por identificar las acciones que te gustaría hacer, a continuación, situarlas en el cuadrante adecuado siguiendo las indicaciones de Covey y posteriormente tomar conciencia de tus ladrones de tiempo para tomar las riendas de tu tiempo y espacio. ¿Te atreves por empezar eliminando tareas que llevan meses en tu lista?
¿Serías capaz de identificar aquellas que más se interponen en tus resultados?
Lo mejor de todo es que si decides que sí, está en tus manos.
Nuria Llinares Germán, Kizuna Psicología.
(Coach, PNL, Liderazgo personal, Inteligencia emocional)
